Démo interactive : Les circuits d'approbation & signature préparamétrés
Paramétrage des circuits par lot × type, règles d'application automatique
Cette notice s'adresse aux Managers (projet) et Administrateurs (lot). Elle couvre le paramétrage des circuits par couple lot × type dans l'onglet « Circuits d'approbation & signature » des Paramètres financiers, et les règles appliquées à l'ajout des documents.
L'option « Circuits de validation pré-paramétrés » est désactivée par défaut. Son activation pour votre compte client s'effectue dans une interface réservée : référez-vous à un administrateur ID Capture pour activer ou désactiver l'option (voir la notice administrateur ID Capture). Tant qu'elle n'est pas active, l'onglet de paramétrage n'apparaît pas et les demandes restent exclusivement manuelles.
Sommaire
1Paramétrer les circuits
- Emplacement : Paramètres financiers → onglet « Circuits d'approbation & signature » (espace Suivi financier uniquement).
- Lots éligibles : Travaux, Honoraires, Frais divers (hiérarchie et ordre exacts du tableau financier) ; Enveloppes budgétaires et Provisions exclues.
- Une règle = un couple (lot × type) portant un seul circuit, composé d'un volet approbation et/ou d'un volet signature (au moins un volet avec au moins un participant).
- Création par multi-sélection : p lots × q types sélectionnés → p × q règles identiques. Le type « Caution » n'est sélectionnable que si le module Gestion des cautions est actif (sinon grisé « à venir »).
- Chaque volet : mode parallèle ou séquentiel (ordre par glisser-déposer), participants du projet (contacts externes possibles en signature), options de signature (notification de fin, paraphes automatiques), message par défaut.
- Deux vues : Liste (avec bloc « Couverture des circuits » pour repérer les couples manquants) et Matrice (cellules doubles approbation/signature, création au « + »). Recherche, filtres Lots/Types, filtre « participants désactivés », réinitialisation.
- Doublon bloqué : si un couple sélectionné porte déjà un circuit, un avertissement liste les conflits — Annuler ou « Remplacer les circuits existants ».
- Commandes par circuit : Modifier (portée figée), Dupliquer (portée à re-sélectionner), Supprimer (avec confirmation).
Vue Liste : couverture des circuits, puis une ligne par couple lot × type portant un circuit.
Bloc Couverture des circuits : les couples lot × type encore sans circuit.
Bascule Liste / Matrice.
Bouton Créer un circuit.
Vue Matrice lot × type : approbation en haut de cellule, signature en bas ; création directe au « + ».
Colonne Caution (visible si le module Gestion des cautions est actif).
Cellule portant un circuit : A = approbation en haut, S = signature en bas.
Cellule sans circuit : cliquer sur + pour en créer un.
Modale « Créer un circuit » : portée multi-sélection (lots × types), volets approbation et signature.
Portée du circuit : sélection des lots et des types de documents.
Onglets Circuit d'approbation / Circuit de signature.
Volet du circuit sélectionné : mode, participants et options.
2Application automatique
- À chaque ajout de document (import explorateur ou export PDF du tableau financier), le système initialise le circuit du couple (lot × type) correspondant.
- Multi-lots : union des participants sans doublon ; parallèle si au moins un lot est en parallèle ; ordre séquentiel reconstitué par fusion par rang (dédoublonnage sur la première occurrence).
- Participants invalides (désactivés/supprimés) : ignorés silencieusement ; volet vidé → non initialisé.
- Document sans fichier : approbation possible, signature non initialisée (un PDF est requis, et aucun rattachement a posteriori n'est possible).
- L'initialisation a lieu une seule fois, à l'ajout ; une modification ultérieure du paramétrage ne rejoue pas les circuits des documents existants.
3Droits d'accès
| Rôle | Paramétrage des circuits | Circuit initié automatiquement sur un document |
|---|---|---|
| Manager (projet) | Tous les lots | Peut supprimer et refaire des demandes manuelles |
| Administrateur (lot) | Ses lots uniquement | Peut supprimer et refaire des demandes manuelles |
| Éditeur (lot) | Aucun accès | Ne peut pas supprimer ; demandes manuelles seulement sur ses documents sans circuit pré-paramétré |
4FAQ et cas limites
- Puis-je paramétrer deux circuits différents pour le même couple lot × type ?
- Non — unicité garantie. L'enregistrement d'un doublon est bloqué avec proposition de remplacement.
- Que se passe-t-il pour les documents déjà présents quand l'option est activée ou qu'un circuit est créé ?
- Rien : les circuits ne s'appliquent qu'aux documents ajoutés ensuite. Le picto « documents existants » (tableau de couverture / matrice) indique le nombre de documents du couple sans circuit, à traiter manuellement si besoin.
- Un circuit affiche l'état « À vérifier » : que faire ?
- Il contient un participant désactivé ou supprimé (triangle rouge en matrice, filtre rapide dédié). Non bloquant — le participant sera ignoré à l'application — mais il est recommandé de modifier le circuit pour le remplacer.
- Un lot du document n'a pas de circuit pour ce type : bloque-t-il le cumul ?
- Non, il ne contribue simplement aucun participant ; les circuits des autres lots s'appliquent.
- Que devient le paramétrage si l'option est désactivée ?
- L'onglet disparaît et plus aucun circuit automatique n'est initialisé ; les circuits en cours sur les documents se poursuivent. Le paramétrage est conservé et réapparaît à la réactivation. L'activation et la désactivation de l'option relèvent d'un administrateur ID Capture.
- Comment paramétrer les circuits des cautions ?
- Via la colonne « Caution » de la matrice, visible quand le module Gestion des cautions est actif — voir la notice administrateur Gestion des cautions. L'activation du module relève d'un administrateur ID Capture.