Démo interactive : Les calculs du Certificat de paiement
Circuits de validation des cautions, cumul automatique, effets sur les lots et la retenue de garantie
Cette notice s'adresse aux Manageurs (projet) et Administrateurs (lot). Elle couvre les circuits de validation du type « Caution », le cumul automatique des cautions validées et ses conséquences sur les montants des lots et la retenue de garantie des certificats de paiement.
L'option « Gestion des cautions » est désactivée par défaut. Son activation pour votre compte client s'effectue dans une interface réservée : référez-vous à un administrateur ID Capture (voir la notice administrateur ID Capture). Attention : à l'activation, les montants « Caution » saisis manuellement sur les lots sont remis à zéro — relevez-les avant de demander l'activation.
Sommaire
1Effets de l'activation côté Suivi financier
| Écran | Effet |
|---|---|
| Liste des documents | Item « Caution » dans le menu Importer (entre « État d'avancement » et « Autre ») ; rubrique « Caution » entre « Commande » et « Autre » |
| Paramétrage des circuits | 8ᵉ colonne « Caution » dans la vue Matrice ; type sélectionnable dans les filtres et le sélecteur de types (plus grisé « à venir ») |
| Éditer le lot · Retenues | Champ « Caution » en lecture seule (cadenas), calculé automatiquement, avec lien « Voir les cautions validées (n) » |
| Certificats de paiement | Aucun changement de formule : la RG utilise le cumul automatique (RGTC = AC × TxRG ; RGC = max(RGTC − CC, 0)) |
2Paramétrer les circuits de validation des cautions
- Les cautions utilisent les circuits génériques par lot et par type : définissez vos circuits d'approbation/signature par défaut dans la colonne « Caution » de la matrice, comme pour tout autre type (voir la notice administrateur des circuits).
- À l'import d'une caution, le circuit par défaut correspondant au(x) lot(s) s'initialise automatiquement.
- Droits : Administrateur (lot) et Manageur (projet) peuvent supprimer un circuit initialisé et en définir un autre ; l'Éditeur (lot) ne le peut pas (il ne peut créer un circuit que si le document n'a pas de circuit par défaut).
3Cumul automatique et dé-validation
- Une caution est validée lorsque tous les interlocuteurs de ses circuits ont approuvé et/ou signé. Son montant HT (part de chaque lot) s'ajoute alors au champ « Caution » de tous les lots concernés.
- Le montant TTC est enregistré pour une future option de calcul de la RG en TTC (hors périmètre actuel).
- Dé-validation : si le circuit change ou qu'une approbation/signature est supprimée sur une caution validée, elle sort du cumul et les lots concernés sont recalculés immédiatement.
Éditer le lot · Retenues : champ « Caution » en lecture seule (cadenas) et lien « Voir les cautions validées (1) ».
Détail des cautions validées composant le montant « Caution » du lot.
4Désactivation de l'option
- La rubrique « Caution » des Documents reste visible (consultation des cautions déposées), mais l'import de nouvelles cautions devient impossible.
- Le champ « Caution » de chaque lot garde sa valeur au moment de la désactivation et redevient modifiable manuellement.
- Les circuits par défaut définis pour le type « Caution » sont conservés et restaurés à la réactivation ; les circuits en cours sur des cautions se poursuivent normalement.
- La désactivation, comme l'activation, relève d'un administrateur ID Capture.
5FAQ et cas limites
- Une caution multi-lots peut-elle mélanger des lots de TVA différentes ?
- Oui : le calcul HT ⇄ TTC s'effectue ligne par ligne avec le taux de TVA propre à chaque lot.
- Qui peut modifier le champ « Caution » du lot quand l'option est active ?
- Personne — ni Administrateur (lot), ni Manageur (projet). La valeur reste consultable et son détail accessible via « Voir les cautions validées (n) ».
- Que devient une caution refusée ?
- Elle suit le fonctionnement standard des documents refusés. N'étant pas validée, elle n'entre jamais dans le cumul.
- Un CP a été émis avec une RG avant la validation d'une caution : est-il recalculé ?
- Non. Le cumul mis à jour est pris en compte au prochain CP : la RG de la période étant RGC(P) − RGC(P−1), la régularisation (restitution éventuelle) s'opère mécaniquement sur le CP suivant.
- Le montant « Caution » d'un lot a diminué sans intervention : pourquoi ?
- Une caution précédemment validée a été « dé-validée » (circuit modifié ou approbation/signature supprimée) : le cumul est recalculé immédiatement. L'onglet Activités de la caution en garde la trace.
- Puis-je faire une demande d'activation pour un seul projet ?
- Non : l'option est portée par le compte client (tous projets). Adressez-vous à un administrateur ID Capture.