Nommer vos documents et ajouter une révision

Les documents importés (facture, commande, état d'avancement, caution, autre) portent désormais un titre, distinct du nom du fichier, et chaque réémission devient une révision du même document : l'historique reste lisible, rien n'est écrasé. Cette notice présente le titre, le volet Détails réorganisé et l'ajout d'une révision.

1Le titre du document

Chaque document porte un titre, affiché dans la colonne NOM de la liste — c'est lui que la recherche, les tris et les filtres utilisent. Au dépôt du document, le titre est pré-rempli avec le nom du fichier ; vous pouvez le remplacer par un libellé parlant (« Facture MOG — situation n°3 ») à l'import ou plus tard, sans créer de révision. Le nom du fichier reste visible en sous-ligne et lors du téléchargement, le fichier conserve son nom d'origine.

La liste des documents : le titre en colonne NOM et la commande d’ajout de révision.

Le titre du document, avec le nom du fichier et le numéro de la dernière révision en sous-ligne.

Le picto « Ajouter une révision », au survol de la ligne, à côté d’Ouvrir et Éditer.

2Le volet Détails réorganisé

Dans le volet de droite, les informations qui identifient le document — type, lot, entreprise, période, zone — sont regroupées sous le titre et restent visibles quel que soit l'onglet. En dessous, la barre Révisions permet de filtrer l'affichage sur une révision et porte le bouton + Nouvelle révision. Chaque onglet (Détails, Activités, Approbation) affiche ensuite une carte par révision, y compris quand le document n'en a qu'une : la carte porte les informations propres à la révision (numéro, dates, montants, fichier, circuits).

Le volet Détails : identité du document en tête, puis une carte par révision.

3Ajouter une révision

Une facture rectificative, une situation corrigée ou une caution de remplacement ne sont pas de nouveaux documents : ajoutez une révision au document existant. La commande est réservée aux documents importés et suit vos droits d'importation (Éditeur de lot et Administrateur de lot sur leurs lots, Manager de projet sur tous). Elle reste disponible en permanence, même si le document est en cours d'approbation, approuvé ou signé.

1. Cliquez sur le picto « Ajouter une révision » de la ligne, ou sur + Nouvelle révision dans le volet Détails.
2. Déposez le nouveau fichier source (un seul fichier).
3. Vérifiez les informations : la partie « Document » est rappelée mais non modifiable ; les champs de la révision (numéro, dates, montants, remarque) sont pré-remplis par la reconnaissance automatique du fichier — corrigez et complétez, puis cliquez sur Réviser.

Étape 1 — dépôt du nouveau fichier source (un seul fichier).

Étape 2 — informations : document en lecture seule, champs de la révision pré-remplis et modifiables.

4Ce que devient la révision précédente

• La révision précédente est figée : son statut, ses circuits et ses approbations/signatures sont conservés tels quels dans sa carte — mais on ne peut plus l'approuver, la signer ni supprimer ses circuits, et plus aucun retard n'est décompté.
• La nouvelle révision repart avec le statut « Aucun » ; les circuits prédéfinis applicables au document se remettent en place automatiquement.
• La ligne du document dans la liste reflète toujours la dernière révision.

5FAQ

Puis-je renommer un document sans créer de révision ?

Oui : le titre se modifie via la fenêtre Éditer, à tout moment tant qu'aucun circuit n'est en cours sur la dernière révision. Aucune révision n'est créée.

Le fichier téléchargé portera-t-il le titre du document ?

Non : le téléchargement conserve le nom du fichier de la révision, extension comprise. Le titre ne sert qu'à l'affichage, à la recherche et aux exports.

Puis-je réviser un Certificat de paiement ?

Non : la commande est réservée aux documents importés. Les certificats de paiement générés suivent leur propre processus de validation.

Qui peut ajouter une révision ?

Les mêmes rôles que pour l'import : Éditeur de lot et Administrateur de lot sur leurs lots, Manager de projet sur tous les lots.

Que deviennent les demandes d'approbation en cours quand j'ajoute une révision ?

Elles deviennent caduques : les approbateurs ne sont plus relancés. La nouvelle révision repart avec ses propres circuits.